LAPORAN

Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggungjawab (responsibility) yang ada pada mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu ke pihak yang lain.
DASAR- DASAR MEMBUAT LAPORAN
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi, agar dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah lapran harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
· Data dan akta dalam laporan harus lengkap.
· Laporan yang dibuat harus jelas.
· Laporan yang dibuat harus benar/ akurat.
· Sistematis,laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa dengan system pengkodean yang teratur. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
· Objektif
· Tepat waktu, ketepatan waktu mutlak diperlukan. Karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

MACAM-MACAM LAPORAN
1. Berdasarkan bentuk laporan:
· Laporan berbentuk Memo
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
· Laporan berbentuk Surat
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
· Laporan berbentuk naskah
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
· Laporan berbentuk Campuran
Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
2. Berdasarkan Waktu Penyampaian
· Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
· Laporan Periodik
Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
3. Berdasarkan Maksud pelaporan
· Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
· Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
· Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
· Laporan Pertanggung jawaban, dii mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
· Laporan Kelayakan (feasibility report), Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
4. Laporan menurut bahasa yang digunakan
· Laporan yang ditulis secara popular, yaitu menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor/lucu. Bentuk laporan ini bisa disebut juga dengan laporan non formal, yaitu laporan yang tidak memenuhi beberapa unsure formal. Laporan ini bersifat pribadi yang disesuaikan dengan kepentingan penulisannya.
· Laporan yang ditulis secara ilmiah, yaitu sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistematis serta logis. Bentuk laporan ini disebut dengan laporan formal.

FUNGSI LAPORAN
Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.
Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:
1. Fungsi informatif, laporan digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya.
2. Fungsi pertanggung jawaban, laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi pengawasan, dengan membaca laporan seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi pengambilan keputusan, Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.

SISTEMATIKA LAPORAN
Hendaknya dalam membuat laporan, laporan tersebut dapat menjawab semua pertanyaan mengenai: apa (WHAT), mengapa(WHY), siapa(WHO), dimana(WHERE), kapan (WHEN), dan bagaimana (HOW). Dalam penyusunan laporan, urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahaminya. Urutan isi laporan, sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada bagian pendahuluan, harus disebutkan tentang:
a. Latar belakang kegiatan
b. Dasar hukum kegiatan
c. Tujuan kegiatan
d. Ruang lingkup isi laporan
2. Isi laporan
Pada bagian ini, harus dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan, antara lain:
a. Jenis kegiatan
b. Tempat dan waktu kegiatan
c. Petugas kegiatan
d. Persiapan dan rencana kegiatan
e. Peseta kegiatan
f. Pelaksanaan kegiatan
g. Kesulitan dan hambatan
h. Hasil kegiatan
i. Kesimpulan dan saran.
3. Penutup
Pada bagian ini, penulis dapat menuliskan ucapan terima kasih serta menambahkan kesimpulan dan saran.

SUMBER :
http://jilena.blogdetik.com/2009/03/10/membuat-laporan/

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/06/pengertian-laporan/

PROPOSAL

Pengertian Proposal
Proposal adalah usulan untuk melakukan suatu kegiatan. Proposal adalah sebuah tulisan yang dibuat oleh si penulis yang bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan kepada si pembaca (individu atau perusahaan) sehingga mereka memperoleh pemahaman mengenai tujuan tersebut lebih mendetail. Diharapkan dari proposal tersebut dapat memberikan informasi yang sedetail mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan.

- Syarat Proposal yang Baik
1. Jelas (Clear)
2. Singkat (Consice)
Proposal harus ditulis singkat tanpa melupakan kaidah-kaidah penulisan dan mengurangi kejelasan dan kelengkapan proposal.
3. Lengkap (Complette)
Proposal harus dibuat secara lengkap, artinya proposal harus dibuat dengan informasi pendukug.
4. Benar (Correct)
Kebenaran proposal sangat dipengaruhi oleh nurani pembuat. Jangan sampai karena ingin meyakinkan dan membuat proposal semenarik mungkin, penyusun menyembunyikan informasi-informasi yang dirasa kurang menguntungkan. Bila pada suatu waktu diketahui ketidakbenaran proposal, nama baik dan kredibilitas penyusun sangat dipertaruhkan.
5. Tidak kadaluwarsa (up to date)
Keakuratan dan ketepatan data pendukung sangat diperlukan dalam penyusunan usaha. Perkembangan tidak hanya sebatas pada perkembangan ilmu dan teknoligi saja, tetapi juga perkembangan pranatadan nilai-nilai yang dianut masyarakat.

-Sistematika Proposal
Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar.
Sistematika pembuatan proposal antara lain :
1. Pendahuluan
§ Berisi tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi dilaksanakan kegiatan tersebut.
*) Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari(nyata)
*) Point-point pembahasan pada pendahuluan ini, mengacu pada komponen S-W-O-T yang telah dibahas sebelumnya.
2. Dasar Pemikiran
*) Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan, misalnya: Tri Darma Perguruan Tinggi, program kerja pengurus dan lain-lain
*) Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara umum, misalnya : Peraturan Pemerintah No sekian
3. Tujuan
*) Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut ( umum dan khusus)
*) Tentukan juga keluaran ( output ) yang dikehendaki seperti apa
Contoh :
a.) Memperoleh kader-kader KMHDI
b.) Memberi pengetahuan manajerial dan leadership bagi calon anggota KMHDI
4. Tema
*) Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut
5. Jenis Kegiatan
*) Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu,
*) Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut. Misal: berupa Seminar, Pelatihan, penyampain materi secara lisan, Tanya jawab dan simulasi dll.
6. Target
*) Berisi uraian yang lebih terperinci dari Tujuan (Point 3) terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya tujuan.
Contoh :
*) Target acara ini adalah untuk mencetak minimal 25 orang pelatih KMHDI yang masing-masing diantaranya, memiliki kemampuan yang sesuai dengan standar yang Buku Pedoman Kaderisasi Jilid I KMHDI, dan setiap pelatih tersebut memiliki nilai rata-rata diatas 7 (dengan range 10) dalam setiap materi pelatihan.
7. Sasaran/Peserta
*) Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut ( atau lebih kenal dengan peserta)
8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
*) Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan dilaksanakan kegiatan tersebut.
9. Anggaran Dana
*) Dalam anggaran disini, hanya disebutkan jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia, sedangkan rinciannya dibuat dalam lampiran tersendiri
10. Susunan Panitia
*) Dalam halaman atau bagaian susuna panitia, biasanya hanya ditulis posisi yang penting-penting saja, seperti Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, Streering Commite dll, sedangkan kepanitian lengkap dicantumkan dalam lampiran.
11. Jadwal Kegiatan
*) Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender Kegiatan yang telah disusun sebelumnya
*) Atau bisa juga ditulis terlampir, jika jadwalnya banyak.
12. Penutup
*) Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan bagi semua pihak.
*) Ditutup dengan lembar pengesahan proposal
*) Terakhir, diikuti dengan lampiran
III. Simpulan
dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa penulisan proposal haruslah menggunakan sistematika penulisan proposal yang baik dan benar.



-Jenis - Jenis Proposal
Jenis-Jenis Proposal
Berdasarkan bentuknya, proposal dapat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu: proposal berbentuk formal, semiformal, dan nonformal. Proposal berbentuk formal terdiri atas tiga bagian utama, yaitu: 1) bagian pendahuluan, yang terdiri atas: sampul dan halaman judul, surat pengantar (kata pengantar), ikhtisar, daftar isi, dan pengesahan permohonan; 2) isi proposal, terdiri atas: latar belakang, pembatasan masalah, tujuan, ruang lingkup, pemikiran dasar (anggapan dasar), metodologi, fasilitas, personalia (susunan panitia), keuntungan dan kerugian, waktu, dan biaya; 3) bagian pelengkap penutup, yang berisi daftar pustaka, lampiran, tabel, dan sebagainya.
Proposal semiformal dan nonformal merupakan variasi atau bentuk lain dari bentuk proposal formal karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu atau tidak selengkap seperti proposal bentuk formal.

Sumber :
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/03/proposal-dan-sistematika-proposal/
http://indonesialanguage.blogspot.com/2008/03/materi-bahasa-indonesia_07.html