Selasa, 10 Mei 2011

LAPORAN

Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggungjawab (responsibility) yang ada pada mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu ke pihak yang lain.
DASAR- DASAR MEMBUAT LAPORAN
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi, agar dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah lapran harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
· Data dan akta dalam laporan harus lengkap.
· Laporan yang dibuat harus jelas.
· Laporan yang dibuat harus benar/ akurat.
· Sistematis,laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa dengan system pengkodean yang teratur. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
· Objektif
· Tepat waktu, ketepatan waktu mutlak diperlukan. Karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

MACAM-MACAM LAPORAN
1. Berdasarkan bentuk laporan:
· Laporan berbentuk Memo
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
· Laporan berbentuk Surat
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
· Laporan berbentuk naskah
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
· Laporan berbentuk Campuran
Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
2. Berdasarkan Waktu Penyampaian
· Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
· Laporan Periodik
Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
3. Berdasarkan Maksud pelaporan
· Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
· Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
· Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
· Laporan Pertanggung jawaban, dii mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
· Laporan Kelayakan (feasibility report), Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
4. Laporan menurut bahasa yang digunakan
· Laporan yang ditulis secara popular, yaitu menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor/lucu. Bentuk laporan ini bisa disebut juga dengan laporan non formal, yaitu laporan yang tidak memenuhi beberapa unsure formal. Laporan ini bersifat pribadi yang disesuaikan dengan kepentingan penulisannya.
· Laporan yang ditulis secara ilmiah, yaitu sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistematis serta logis. Bentuk laporan ini disebut dengan laporan formal.

FUNGSI LAPORAN
Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.
Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:
1. Fungsi informatif, laporan digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya.
2. Fungsi pertanggung jawaban, laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi pengawasan, dengan membaca laporan seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi pengambilan keputusan, Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.

SISTEMATIKA LAPORAN
Hendaknya dalam membuat laporan, laporan tersebut dapat menjawab semua pertanyaan mengenai: apa (WHAT), mengapa(WHY), siapa(WHO), dimana(WHERE), kapan (WHEN), dan bagaimana (HOW). Dalam penyusunan laporan, urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahaminya. Urutan isi laporan, sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada bagian pendahuluan, harus disebutkan tentang:
a. Latar belakang kegiatan
b. Dasar hukum kegiatan
c. Tujuan kegiatan
d. Ruang lingkup isi laporan
2. Isi laporan
Pada bagian ini, harus dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan, antara lain:
a. Jenis kegiatan
b. Tempat dan waktu kegiatan
c. Petugas kegiatan
d. Persiapan dan rencana kegiatan
e. Peseta kegiatan
f. Pelaksanaan kegiatan
g. Kesulitan dan hambatan
h. Hasil kegiatan
i. Kesimpulan dan saran.
3. Penutup
Pada bagian ini, penulis dapat menuliskan ucapan terima kasih serta menambahkan kesimpulan dan saran.

SUMBER :
http://jilena.blogdetik.com/2009/03/10/membuat-laporan/

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/06/pengertian-laporan/

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar